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En nuestra última edición del 2019, el área de operaciones de la consultora, “CGCE S.A. Experta en asesoría en Licitaciones y Convenios Marco” se centró en el convenio marco de Órtesis, Prótesis, Endoprótesis e Insumos de Salud el cual contiene productos de diversa índole y complejidades desde un parche a una prótesis de pierna.
Este convenio marco tiene la particularidad de ser un catálogo donde se incluyen 3 grandes categorías (Ortesis y Prótesis, Endoprótesis e Insumos de salud) que albergan una variada gama de productos, es por este motivo que la subida de productos nuevos al catálogo puede llegar a ser clave para un proveedor.
Las bases del convenio marco tienen como regla enviar una solicitud mensual con un máximo 15 productos nuevos, el plazo de revisión tendrá como tope 15 días hábiles.
Para este convenio marco los principales problemas detectados se encuentran en la carga de productos nuevos y en la mantención de las fichas en el catálogo ya que con los estudios de deshabilitación de fichas que realiza la DCCP muchos productos se ven afectados por precio y por no ser transados.
1.-Atributos de productos: Para realizar una correcta carga de productos nuevos al convenio marco les recomendamos guiarse por los diccionarios de datos de cada categoría que se encuentran cargados en el historial de la licitación, estos diccionarios fueron actualizados el 17 de abril del año 2019 y en ellos encontrarán el detalle de cómo deben formar los modelos y todos los atributos que deben considerar.
2.-Marcas: Desde finales del 2018 comenzaron a solicitar respaldos de marcas para subir productos nuevos al convenio marco, dentro de los campos que pueden servir como respaldo se encuentran:
De los 5 documentos mencionados el principal es el registro en INAPI, ya que por experiencia observamos como los otros campos no eran considerados válidos como respaldo y los productos eran rechazados.
Se entiende que muchos proveedores comenzaron a crear marcas para incorporar productos al catálogo, pero cuando un producto tiene facturas de ventas, declaración del representante de la marca no se entiende como solo pueden considerar un certificado de registro de marca.
Para que una empresa pueda registrar una marca en INAPI el proceso puede durar de 3 a 6 meses, como mínimo por lo que la catalogación de un producto que no tiene registrada su marca puede llegar perfectamente a los 9 meses considerando todo el proceso.
3.-Tipos de productos: Es importante que antes de subir sus productos busquen si existen productos similares en el catálogo de convenio marco ya que en varias ocasiones catalogación rechaza los productos con el comentario de “se encuentran fuera del alcance del convenio”, pero revisando el catálogo existen los mismo productos de otra marca, por lo que con un buen respaldo catalogacíon debería revisar el producto de forma correcta.
4.-Imágenes de productos: Las imágenes que se cargan al convenio marco deben coincidir con los formatos solicitados en las bases, es muy importante que las imágenes no se distorsionen respecto a la original ya que es uno de los principales motivos de rechazo.
5.-Respaldos de precio: El convenio marco de Órtesis, Prótesis, Endoprótesis e Insumos de Salud tiene variadas opciones de respaldo de precios, entre ella se encuentran los catálogos electrónicos (estos sitios web deben se realmente transaccionales ya que de lo contrario podrían rechazarlos como verificador de precio), listas de precios firmadas por el representante legal de la empresa y como principal respaldo las facturas de ventas de productos con recepción conforme y con más de 30 días de antigüedad.
6.-Dispersión de precios: Luego de pasar las complejas etapas de subir un producto nuevo de origen extranjero y con elevados niveles de calidad existe la posibilidad de que otros proveedores vean la opción de ofertar el mismo modelo y medidas se amarren o cuelguen de esa ficha bajándole el precio considerablemente y dejando el producto con una dispersión de precio, lo que ocasiona que convenio marco en sus evaluaciones de precios envíe un correo a la empresa indicando que si no baja sus precios el producto que subió con tanto esfuerzo será deshabilitado de la tienda electrónica, dado que la baja de productos no siempre era informada, desde la entidad encargada de las compras públicas levantaron un procedimiento con las fechas en que se informaría a los proveedores las bajas de precios, las fechas que tienen para realizarlo y el día en que se bajaran los productos si los proveedores no envían una solicitud bajando los precios.
Esperamos que al presentarles la información con los principales problemas que se encuentran los proveedores al cargar productos nuevos en el convenio marco de Órtesis, Prótesis, Endoprótesis e Insumos de Salud les sirvan como ejemplo y les ayude al momento de subir productos por la plataforma de mercado público en convenio marco, ya que muchas veces nos escriben comentando sus problemas y tratando de buscar soluciones para subir productos a los catálogos de Convenio Marco, por este motivo es que la consultora CGCE S.A. Experta en asesoría en Licitaciones y Convenios Marco tiene un espacio definido para aclarar dudas.
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