En la séptima edición de 2019 de la revista Información de Mercados (N°7), el área de operaciones de la consultora, “CGCE S.A. experta en asesoría en Licitaciones y Convenios Marco”, presenta la problemática que tienen los proveedores al intentar subir productos nuevos a los catálogos de Convenio Marco, que en este caso se analizara el Convenio Marco de Hardware, Licencias De Software y Recursos Educativos Digitales (Licitación 2239-7-LP14).
El 5 de abril del 2018 el Organismo encargado de la Administración de los Convenios Marco, publicó un comunicado en la Plataforma de Compras del Estado un cambio en las políticas y condiciones de uso del sistema. Allí indicó que desde el 1 de abril los proveedores solo podrán enviar una solicitud de productos nuevos cada 3 meses.
“La tecnología avanza día a día mejorando los Hardware y los Software que utilizamos a diario y limitar la incorporación de nuevos productos nos lleva a un catálogo desactualizado tecnológicamente”, dijo el jefe de Operaciones de la Consultora.
El 14 de noviembre del 2018 se presenta el calendario de subida de productos nuevos para el 2019, que define los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre como los meses elegidos para enviar las solicitudes, que se realizan a través de la plataforma de licitaciones del Estado.
Sumado a las limitaciones de carga de productos nuevos impuestas por el ente encargado de las compras públicas, se encontraron problemas en las revisiones de las solicitudes tanto del jefe de productos, como del departamento de catalogación, por lo que mencionaremos las principales dificultades detectadas al momento de subir productos nuevos:
- Facturas de Venta: Para efecto de respaldar los precios, se solicitan facturas de ventas superiores a 30 días hábiles y con recepción conforme.
¿Qué pasa con los productos nuevos que están enfocados al servicio público y que no tienen venta?, ¿cómo respaldamos precios de productos extranjeros que recién van a entrar al mercado chileno? Muchas empresas pymes desarrollan sus propios hardware o software y con los respaldos solicitados no tienen muchas opciones para subir sus productos al Convenio Marco.
- URL Soporte del Fabricante: Como atributo extendido, existe uno donde solicitan que dirija al sitio web del fabricante para detectar las características del producto a ingresar. Muchas veces existe desconocimiento de las personas que revisan y no detectan que el sitio web puede compartir varias fichas dentro de la misma URL y rechazan el producto, existen software que trabajan en la modalidad SaaS y On-Premise y también son rechazados indicando que los SaaS pertenecen a otro convenio marco, y en el caso de empresas extranjeras no están dispuestas a modificar sus sitios web para satisfacer los requerimientos impuestos por Convenio Marco.
- Marcas: Desde finales del 2018 comenzaron a solicitar respaldos de las marcas y dentro de los campos que pueden servir se encuentran:
De los 5 documentos mencionados solo consideran INAPI, ya que por experiencia observamos como los otros campos no eran considerados validos como respaldo y los productos eran rechazados. Se entiende que muchos proveedores comenzaron a crear marcas para incorporar productos al catálogo, pero cuando un producto tiene facturas de ventas, declaración del representante de la marca no comprendemos como solo pueden considerar un certificado de registro de marca donde nuevamente nos encontramos con tiempos que pueden ir de los 3 a los 6 meses, por lo que la catalogación de un producto que no tiene registrada su marca puede llegar perfectamente a los 9 meses considerando todo el proceso.
- Partnumber: Para catalogación todos los productos deben tener partnumber. Incluso si una marca indica que no tiene partnumber, catalogación puede llegar a rechazar por ese motivo, si al buscar el partnumber en Google no lo encuentran, también es un motivo valido para su rechazo.
Los 4 puntos mencionados anteriormente son claves al intentar catalogar un producto nuevo en el Convenio Marco de Hardware y Software, pero existen otros factores que también pueden llevar a un rechazo, lo que puede ocasionar que el proveedor termine aburriéndose y no insista subiendo productos al catálogo, viendo como una posible solución que el comprador levante una Licitación Pública que tiene plazos similares, considerando la creación de las bases, la postulación y la revisión.
Esperamos que estos tips les sirvan a nuestros lectores que muchas veces nos escriben comentando sus problemas y tratando de buscar soluciones para subir sus productos a los catálogos de Convenio Marco.
